Benchmarking 2

BENCHMARKING UNTUK MENCAPAI KINERJA SUPERIOR

Senin, 25 Januari 2010 10:30 WIB  Oleh: Rinella Putri

(managementfile – Strategic) – Benchmarking merupakan salah satu metode yang ditempuh oleh perusahaan-perusahaan dalam memperoleh competitive edge. Melalui benchmarking, maka Anda dapat menerapkan best practice dalam perusahaan dan menghasilkan kinerja yang superior.

Xerox merupakan salah satu perusahaan yang menjadi pionir dalam menggunakan metode benchmarking. Benchmarking yang mulai diadopsi Xerox sejak awal 80-an ini membantu mereka memperoleh competitive edge dalam industrinya. Benchmarking yang pernah dilakukan Xerox saat itu antara lain dalam hal tagihan dengan partner American Express, plan layout dengan partner Ford), warehouse dan distribusi dengan partner L.L. Bean dan Hershey Foods, dan quality dengan partner Florida Power and Light. Hasilnya yang paling menonjol adalah meningkatnya pelanggan yang sangat puas sebesar 38%, komplain merosot lebih dari 60%. Ini hasil dari menurunnya barang cacat, waktu merespon, biaya persediaan, dan lainnya. Sejak kesuksesan Xerox, perusahaan-perusahaan lain ikut mengadopsi benchmarking, dan kini benchmarking sudah menjadi praktik yang umum.

Benchmarking macam-macam jenisnya, antara lain:

• strategic benchmarking: bertujuan dalam meningkatkan kinerja perusahaan keseluruhan, dengan cara mempelajari strategi jangka panjang dan best practice pada perusahaan-perusahaan yang sukses. Komponen yang dipelajari diantaranya adalah core competence, pengembangan produk/jasa dan inovasi perusahaan-perusahaan tersebut.

• competitive/performance benchmarking: bertujuan membandingkan posisi perusahaan, menurut kinerja dari produk/jasa. Biasanya, perbandingan dilakukan dengan perusahaan dalam sektor yang sama.

• process benchmarking: bertujuan untuk meningkatkan proses atau operasi tertentu, dengan membandingkan dengan perusahaan yang punya proses serupa

• functional/generic benchmarking: bertujuan meningkatkan proses/aktivitas dengan melakukan benchmark dengan perusahaan dari sektor bisnis yang lain, namun punya fungsi atau proses yang serupa

• internal benchmarking: bertujuan untuk mempelajari dari perusahaan yang terbaik atau saat ini sedang memimpin pasar

• international benchmarking: bertujuan melakukan perbandingan dengan perusahaan lain di luar negara tersebut, biasanya karena tidak ditemukan partner benchmark yang sesuai di negara tersebut.

Bagaimana Anda dapat melakukan benchmarking?
Berikut ini adalah 5 langkah dalam melakukan benchmarking:

1. Planning

Pertama-tama, tentukan subyek yang akan menjadi benchmark, misalnya pemasaran, CRM, keuangan, SDM, operasional, atau lainnya. Penentuan ini krusial, karena area inilah yang nantinya akan Anda tingkatkan.

• identifikasi perusahaan yang jadi best practice untuk melakukan benchmark

• pilih teknik pengumpulan data yang terbaik. Xerox misalnya, mengumpulkan data dengan cara berlangganan majalah dan jurnal perdagangan serta database manajemen & teknik, juga berkonsultasi dengan asosiasi professional & perusahaan konsultan.

2. Analysis

• mengukur dan mempelajari kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan yang menjadi benchmark.

• bandingkan kekuatan perusahaan Anda dengan perusahaan tersebut.

• Buat analisa dan proyeksi competitive gap, untuk melihat gambaran bagaimana posisi Anda saat ini dan di masa depan, dibandingkan dengan perusahaan tersebut

3. Integration

• menetapkan tujuan yang ingin dicapai demi mencapai kinerja terbaik

• mengintegrasikan tujuan ini ke dalam proses perencanaan perusahaan, sehingga perusahaan nantinya akan punya target yang baru

4. Action

• mengimplementasikan rencana yang sudah disepakati

• mengkaji implementasi secara periodic, untuk mengetahui apakah perusahaan mencapai tujuan yang ditetapkannya

•jika terdapat penyimpangan, maka lakukan tindakan koreksi

5. Maturity

• tentukan apakah kinerja perusahaan sudah superior, yang berarti benchmarking berhasil. Hanya saja, terdapat beberapa kunci sukses supaya benchmarking Anda berhasil

Memilih Acuan

Anda harus pandai-pandai dalam memilih perusahaan yang menjadi acuan benchmark Anda. Anda harus yakin bahwa perusahaan tersebut mempunyai data-data yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika Anda melakukan benchmarking, maka ini artinya Anda berbagi informasi internal dengan pihak mereka. Jangan sampai setelah melakukan benchmark, ternyata input yang didapat sedikit dari apa yang telah dibagi dengan mereka.

Fokus pada Area Tertentu

Fokus pada area mana yang ingin Anda benchmark, dan pelajari acuan benchmark Anda dengan baik. Jika Anda melakukan benchmark besar-besaran, belum tentu seluruh data tersebut Anda gunakan nantinya, sehingga malah jadi sia-sia. Oleh karena itu, sebelum benchmark maka Anda harus mengetahui area mana saja yang perlu menjadi fokus.

Benchmarking Secara Legal

Tetaplah berada dalam koridor hukum. Jangan melakukan langkah-langkah yang ilegal seperti mencuri data ataupun menggunakan mata-mata dan sebagainya. The International Benchmarking Clearinghouse Code of Conduct3 menyebutkan bahwa `Anda harus memperlakukan partner benchmarking Anda sebagaimana Anda ingin diperlakukan` .

Benchmark di Luar Industri

Secara logika, mungkin memang lebih relevan untuk benchmark dengan perusahaan yang sejenis. Namun, jika Anda melakukan benchmark dengan perusahaan lain di luar industri, Anda juga bisa memperoleh input-input lain yang relevan dengan bisnis Anda.

Benchmarking yang Kontinu

Lakukan benchmarking secara kontinu, karena bisnis selalu berubah dengan cepat. Jika Anda tidak melakukan benchmark secara update, maka Anda akan mengambil keputusan berdasarkan data yang sudah kadaluarsa.

Menurut Bernhard Sumbayak, founder & chairman Vibizconsulting, benchmarking adalah strategi perusahaan-perusahaan besar nasional yg telah dipakai puluhan tahun yang lalu di Indonesia. Ini merupakan strategi yang bagus asalkan semua jajaran top managementnya memang punya passion utk menjadi unggul dalam industrinya. Perlu ada spirit "strive for excellence" dalam benak para jajaran eksekutifnya sebelum mendengar hasil benchmarking yang akan disampaikan oleh tim proyek benchmarkingnya. Selain itu hal penting lainnya menurut Bernhard Sumbayak adalah berani unggul melintasi industrinya atau berani mencontoh keunggulan industri lainnya yang dianggap melekat pada industri itu. Contohnya beberapa dekade yang lalu siapa yang berani bersaing dengan keunggulan service excellence dari hotel atau keunggulan "fast serving time" dari Mc Donald? Tapi industri perbankan berani melintasi industrinya, rela belajar service excellence dari mereka. Dan sekarang indikator-indikator customer satisfaction sudah merupakan KPI (Key Performance Indicator) bagi para pejabat bank dan mereka familiar dengan hal itu dan bahkan bonus merekapun sebagian dihitung dari situ

Sumber : http://www.managementfile.com/journal.php?sub=journal&awal=10&page=str_mgt&id=197