KONSEP MANAJEMEN MUTU TERPADU
Munculnya konsep “Total Quality Management” (TQM) atau
disebut juga Quality Control Circle (QCC) dikarenakan bagaimana mengarahkan
karyawan sedemikian rupa sehingga dapat mencapai kepuasan yang lebih besar,
memperoleh motivasi yang lebih tinggi dan dengan demikian menjadi lebih
produktif yang mana kuncinya terletak dalam partisipasi karyawan pada semua
tingkatan dalam organisasi dalam proses pengambilan keputusan. Sehingga Sejalan
dengan arus globalisasi, istilah TQM atau QCC semakin sering digunakan sebagai
salah satu pendekatan dalam upaya menuju
Quality Management atau manajemen kualitas. Sistem manajemen kualitas
merupakan sekumpulan prosedur yang terdokumentasi dan praktek-praktek standar
untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan
produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.
Total Quality Management pada umumnya adalah
menggambarkan sebuah sistem yang kolektif (menyeluruh), dimana sistem tersebut
berhubungan dengan implementasi manajemen kualitas guna mewujudkan kinerja
organisasi yang baik. Oleh karena itu, TQM adalah suatu sistem yang memiliki
tujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi secara menyeluruh dengan
memperbaiki kualitas manajemen.
Pendekatan implementasi manajemen kualitas yang dimaksudkan untuk
meningkatkan daya saing kompetitif tersebut, harus diimbangi dengan penilaian
kinerja manajemen. Penilaian kinerja dimaksudkan untuk mengetahui apakah
manajemen telah bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara keuangan maupun
non keuangan. Keseimbangan pengukuran kinerja antara keuangan dan non keuangan
akan dapat membantu perusahaan dalam mengukur dan mengevaluasi kinerja secara
keseluruhan, serta menjangkau kinerja area bisnis perusahaan yang beragam.
Beberapa konsep yang telah diuraikan di atas maka nampak
jelas bahwa sebenarnya Total Quality
Management merupakan sebuah proses
manajemen yang harus dikendalikan dan membutuhkan partisipasi seluruh unsur
yang ada dalam sebuah organisasi maupun persahaan. Dengan mengimplementasikan
TQM tersebut, diharapkanmampu meningkatkan kualitas manajemen dan mampu
meningkatkan daya saing perusahaan. Hal itu harus dilakukan oleh para
perusahaan guna menghadapipersaingan diera global seperti saat sekarang ini.
Seiring dengan adanya globalisasi saat ini maka standarisasi manajemen telah
menjadi isu utama, diman yang lebih khusus adalah standarisasi sistem manajemen
Kualitas. Untuk itu suatu perusahaan harus mempersiapkan kerangka sistem
manajemen kualitas bagi perusahaan, guna menuju kearah yang diinginkan sesuai
dengan sasaran atau tujuan akhir yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan yang
bersangkutan. Hal itu dalam pengertian bahwa tujuan atau sasaran kualitas
perusahaan dapat tercapai sesuai dengan keinginan yang diharapakan oleh para
pelanggan atau investor perusahaan yang bersangkutan.
Salah satu standar manajemen Kualitas bagi negara maju
dan bahkan negara-negara berkembang adalah ISO 9001:2000. standar ini merupakan
sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan Kualitas dalam menerapakan
Total Quality Control atau yang lebih dikenal dengan Total Quality Management yang
diharapkan mampu mejawab perkembangan globalisasi yang akhirnya menuju
efisiensi dan efektifitas perusahaan yang bersangkutan. Istilah TQM dewasa ini lazim dan merupakan
metode yang biasa digunakan oleh manajer untuk memberikan bukti pengendalian
yang diperlukan untuk memuaskan pelanggan dan kebutuhan pemegang saham. Elemen
yang mendasar dalam manajemen kualitas adalah pemecahan masalah, yang
keberadaannya harus dipahami secara sungguh-sungguh dan menyeluruh oleh seluruh
element yang ada dalam sebuah perusahaan. Penciptaan produk yang berkualitas
pada dasarnya adalah untuk memenuhi permintaan pelanggan. Penciptaan produk
yang berkualitas tersebut dapat menjadi suatau pekerjaan menyibukkan bagi
perusahaan. Penciptaan produk yang berkualitas tersebut, disamping menyibukan perusahaan juga tidak bisa
terlepas dari meningkatnya biaya produksi yang besar. Namun diyakini bahwa
upaya untuk menciptakan produk yang berkualitas itu dapat memuaskan pelanggan
dan dapat mendatangkan manfaat serta keuntungan yang lebih bagi sebuah
perusahaan. Keuntungan yang secara umum langsung dirasakan perusahaan adalah
dengan meningkatnya pangsa pasar sebagai dampak positif dari kepuasan para
pelangga. Sehingga peningkatan permintaan akan didikuti dengan peningkatan
volume dan efisiensi produksi perusahaan.
Penerapan TQM (Total Quality Management) melalui sertifikasi ISO 9000 saat
ini telah menjadi kebutuhan vital pada semua unit bisnis baik yang berskala
kecil, menengah maupun skala besar. Cepatnya perkembangan sertifikasi ISO 9000
ke berbagai sektor industri tersebut disebabkan oleh adanya perubahaan
lingkungan bisnis yang dipacu oleh semakin tingginya tuntutan konsumen akan
kualitas produk maupun jasa yang dihasilkan (Sudarwanto:1999). Para produsen
sadar bahwa pasar yang terbuka hanya akan dapat dipenuhi oleh produk-produk
yang bermutu. Hal ini akan terwujud jika perusahaan telah secara konsisten
menerapkan manajemen mutu dalam ISO 9000. Trend pasar internasional saat ini
telah menuntut standar kualitas atau mutu yang semakin tinggi. Konsumen hampir
di seluruh belahan dunia saat ini menuntut sertifikat ISO 9000 sebagai
prasyarat pokok (minimum requirement).
Dari sejumlah perusahaan bersertifikasi ISO 9000 di Indonesia dimana
baik secara langsung maupun tidak langsung telah menerapkan prinsip-prinsip
TQM, masih ditemukan berbagai penyimpangan yang dilakukan oleh oknum karyawan.
Penyimpangan tersebut menimbulkan kendala dalam upaya perusahaan untuk
memenuhi kepuasan pelanggan. Hal ini menyiratkan masih lemahnya fungsi audit
internal dalam mendukung upaya perusahaan untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
Kondisi ini diperlemah oleh rendahnya kompetensi dan profesionalisme serta
masih kurangnya pemahaman auditor internal mengenai prinsip-prinsip TQM dan ISO
9000 sehingga mengakibatkan ketidak optimalan fungsi audit internal dalam
memenuhi harapan para pelanggannya yaitu pelanggan internal dan eksternal,
bahwa penerapan TQM akan meminimalisir dan mengeliminasi kesalahan produksi
suatu produk atau layanan suatu jasa. Dengan demikian, mengacu kepada Bou-Raad
(2000), bahwa kegagalan dan kesalahan internal selama aktivitas operasional
organisasi tidak akan terjadi berulang-ulang jika fungsi audit internal dapat
optimal melaui pemberian konsultasi dan saran-saran yang dapat mengatasi
permasalahan tersebut secara efektif dan efisien.
Implementasi manajemen (management practices) merupakan
bagian yang paling kelihatan dalam ilmu manajemen, dimana pada level ini
berfokus pada artefact yang dibuat oleh manajemen untuk dapat menyesuaikan misi
dan tujuan organisasi. Oakland (2003) menyatakan bahwa cara untuk dapat
mengimplementasikan TQM dengan sukses adalah menyampaikan konsep kualitas yang
secara jelas disampaikan melalui komitmem
Top Management tentang TQM, garis
besar peran yang harus dimainkan oleh setiap karyawan, menyediakan karyawan
yang secara serius membuat mengkonsep kualitas, walaupun originalitas itu
berasal dari top managemen dan menunjukkan keseriusan top mangement dalam
mengimplementasikan konsep kualitas. Kualitas menjadi fokus perhatian paling penting dari top management yang perlu diperlu
dipertimbangkan,karena akan dapat meningkatkan kinerja organisasi melalui
penerapan strategi yang palingsignifikan pada semua tingkatan yang ada di
perusahaan. Implementasi manajemen merupakan pembicaraan persoalan kualitas
yang disampaikan oleh top management
pada semua tingkatan organisasi (perusahaan). Memproksikan implementasi
manajemen dengan komitmen dan dukungan dari top management (Top management commitment
and support) dengan lima indikator.
Kualitas total (Total Quality/TQ) sangat terkait dengan teori
manajemen (Management Theory/MT).
Kualitas total (TQ) merupakan pendekatan bagi manajemen yang mengembangkan
fokus terbatas pada pengendalian proses 11 statistik yang meliputi berbagai macam
metode perilaku dan teknologi untuk meningkatkan kinerja organisasi. Sedangkan
Teori manajemen (MT) adalah merupakan multidisipliner akademi yang mendasar,
yang berhubungan dengan kontroversial dalam praktek nyata. Dimana teori
manajemen ini dapat mendukung peningkatan TQ, karena dari identifikasi yang
dilakukan tersebut menemukan kesamaan area antara TQ dan MT (Dean and Bowen,
1994).
Kualitas merupakan topik yang hangat didunia bisnis dan akademik. Faktor
utama yang menentukan kinerja suatu perusahaan adalah kualitas barang dan jasa
yang dihasilkan. Produk dan jasa yang berkualitas adalah produk dan jasa yang
sesuai dengan apa yang diinginkan konsumennya. Keinginan konsumen terhadap
suatu jenis produk atau jasa adalah berbeda-beda, sehingga pengertian kualitas
yang diberikan para ahli, juga adalah berbeda-beda, tergantung dari sudut
pandang masing-masing. Proses perencanaan kualitas melibatkan partisipasi para
pelanggan yaitu pelanggan internal dan pelanggan eksternal perusahaan, kemudian
menentukan kebutuhan apa yang diinginkan pelanggan, menginginkan produk yang
memiliki karakteristik lebih cepat (faster), murah ( cheaper), dan lebih baik
(better). Menyusun sasaran kualitas dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan
pemasok sehingga dapat meminimalkan biaya, mengembangkan proses yang dapat
menghasilkan produk yang sesuai dengan karakteristik tertentu serta memperbaiki
atau meningkatkan kemampuan proses.
Pentingnya meningkatkan efektivitas penerapan kualitas yang menjadi sasaran
TQM telah menjadi isu penting tidak hanya dalam lingkup bisnis lokal tetapi
juga dalam bisnis internasional, terutama dalam menghadapi Asean Free Trade
Agreement (AFTA) 2010 dan era perdagangan bebas dunia. Sehingga melalui
peningkatan kualitas yang menyeluruh terhadap produk/jasa yang dihasilkan dan
ditunjang oleh keberadaanfungsi audit internal yang semakin menyadari posisinya
sebagai pihak kunci yang turut menentukan pencapaian tujuan perusahaan
khususnya dalam usahanya memenuhi kepuasan pelanggan. Bukan tidak mungkin,
Indonesia (termasuk Propinsi Sumatera Utara) akan kembali dikenal sebagai
“macan baru Asia” sebagaimana yang pernah dikenal sebelum terjadi krisis
ekonomi melanda Indonesia karena geliat para pelaku bisnis yang ada di
Indonesia.
Suatu bangsa yang ingin unggul dalam persaingan global
perlu memiliki keunggulan dalam empat bidang yaitu sumber daya manusia, mutu,
pengiriman, dan biaya.
Sumber daya manusia yang unggul adalah sumber daya manusia mempunyai
keterampilan dan keahlian dalam teknologi maju dan globalisasi. Mutu yang
unggul adalah mencakup mutu masukan, proses, dan keluaran sehingga dapat
memenuhi persyarata-persyaratan konsumen. Pengiriman unggul adalag pengiriman
yang tepat waktu, tepat jumlah, dan tepat mutu. Biaya yang unggul adalah biaya
yang rendah. Perusahaan industri kayu adalah suatu jenis usaha yang kegiatan
utamanya mengolah bahan baku menjadi barang jadi yang siap dijual. Perkembangan
industri dalam bentuk jadin sebagai komiditi ekspor perlu untuk meningkatkan
daya saing produk ekspor khususnya produk kayu adalah kualitas. Produk yang
berkualitas merupakan pertimbangan utama bagi keputusan calon pembeli.
Dikaitkan dengan kondisi usaha saat ini dimana tingkat persaingan cendrung
semakin tajam, untuk meningkatkan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan
industri kayu berupaya melekukan penerapan teknik Total Quality Management(TQM). Indikator lain yang terpenting didalamnya
yaitu kenirja manajerial sebagai sebuah sistem yang efektif membantu
organisasi, manajer, dan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Proses
produksi kayu olahan sendiri melalui proses dinamis. Proses tersebut terbagi
dalam beberapa aspek yaitu pengadaan kayu, proses, dan hasil. Produk akhir yang
dihasilkan dalam bentuk kayu gergajian dan kayu olahan. Perkembangan perusahaan
khususnya industri kayu di Kota Palu belum mempunyai standar secara nasional
terhadap produk kayu yang dihasilkan tetapi proses produksi dilaksanakan
berdasarkan pesanan dari pelanggan berdasarkan kota.
Keunggulan organisasi yang sudah menerapkan manajemen kualitas adalah dapat
melakukan pengembangan konsep kualitas dengan pendekatan secara menyeluruh.
Dimana konsep yang sering dipakai adalah
Total Quality Management (TQM), pelanggan bukan saja pembeli tetapi
diartikan sebagai proses berikutnya yaitu pihak yang menentukan persyaratan dan
mendambakan kepuasan. TQM juga menekankan pada aspek operasional guna
meningkatkan perbaikan kualitas. Secara ringkas dalam konsep TQM terkandung
lima program pokok yang saling terkait yaitu:
- Fokus pada
pelanggan
- Perbaikan terus-menerus
- Pengembangan sistem
- Partisipasi secara penuh, dan
- Pengukuran kinerja (Jumaili, 2006).
Dalam era globalisasi dan liberalisasi perdagangan, terjadi berbagai
perubahan dalam hampir semua aspek, misalnya dalam aspek ekonomi, politik,
sosial budaya, teknologi, hukum, hankam, dan aspek lainnya. Berbagai tren baru
dalam lingkungan manufaktur membawa dampak terhadap kualitas.
Lingkungan Manufaktur Baru
- Perangkat TQM
TQM yang baik harus memiliki karakteristik seperti kepemimpinan, kepuasan pelanggan total, keterlibatan total, pencegahan error, komitmen, perbaikan terus-menerus, pelatihan dan pendidikan, penghargaan dan pengakuan, dan kerjasama dan tim kerja. Terdapat kesesuaian
pendapat di kalangan para ahli bahwa komitmen manajemen, pelatihan, kerja tim,
kepemimpinan, motivasi, dst. Masing-masing memiliki peran vital dan komplementer untuk membangun
lingkungan kualitas total. Kontribusi terpenting
dalam menciptakan lingkungan kualitas total adalah
mengenali kebutuhan bagi program-program perbaikan
terus-menerus menggunakan perangkat dan teknik-teknik SPC
(Statistical Process Control) seperti halnya
7 Tools berikut:
1. checksheet
2. Diagram akar dan penyebab
3. Histogram
4. Flowchart
5. Control chart
6. Pareto diagram
7. scatter diagram
Kemudian dikenal pula perangkat yang juga termasuk SPC: 7 New Tools:
1. Diagram hubungan
2. Diagram afinitas (KJ method)
3. Diagram sistematis
4. Diagram matriks
5. Metoda matriks data-analisa
6. Grafik PDPC (Process Decision Programme
Chart)
7. Diagram panahTQM dan TQEM Andie Tri Purwant
Dan metoda-metoda pendukung lainnya seperti:
- Benchmarking
- Brainstorming
- ABC
- Perbandingan berpasangan
- Pemetaan proses
- dst.
METODOLOGI
Adapun
penelitian dilakukan dengan metode dokumentasi (Library Research) Metode
ini digunakan untuk mendapatkan data sekunder yaitu dengan melihat buku-buku, jurnal
di internet dan sumber-sumber lainnya untuk dijadikan literatur-literatur yang
bersifat teoritis mapun berupa data-data yang relevan yang mendukung proses
analisis ini. Dalam melakukan penelitian ini penulis melaksanakan kegiatan
penelitian yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan tentang sistem
informasi bisnis yang terdapat pada industri kehutanan dalam menjalankan
kegiatan produksinya di Indonesia dan untuk meningkatkan kualitas
produksinya dalam memenuhi kepuasan pelanggan atau konsumen. Penerapan Total Quality Management (TQM) dengan metode
dokumentsi dilakukan karena lebih memudahkan dalam mendapatkan informasi tanpa
harus melakukan penelitian langsung ke perusahaan-perusahan kehutanan atau ke
tempat-tempat industri kehutanan. Penelitian langsung ke industri kehutanan
tidak dilakukan berhubung karena keterbatasan waktu yang dimiliki oleh penulis.
Namun, metode dokumentasi ini tetap mampu memberikan informasi cukup bagi pembaca.
Metode
dokumentasi ini digunakan untuk membantu menemukan pemecahan masalah yang sedang
terjadi pada beberapa industri kehutanan yang ada di Indonesia pada saat ini. Tujuan
dilakukan penelitian untuk melihat tingkat keberhasilan implementasi dari Total
Quality Management (TQM) yang terletak pada komitmen, kepemimpinan dan
keterlibatan seluruh lapisan karyawan, mulai dari direksi, manajemen, sampai
karyawan lapisan paling bawah. Dalam penelitian ini data yang
penulis kumpulkan berupa data skunder atau data yand diperoleh atau dikumpulkan
dari berbagai sumber yang telah ada, yaitu dari buku-buku, laporan, jurnal dan
literature-literatur lainnya.
Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu
Menyeluruh adalah konsep manajemen berfokus pada fungsi-fungsi kontrol kelembagaan, termasuk perencanaan, pengorganisasian, perekrutan
staf, pemberian arahan, penugasan, strukturisasi dan penyusunan anggaran. Konsep manajemen
ini membuka jalan menuju paradigma berpikir baru yang memberi penekanan pada
kepuasan pelanggan, inovasi dan peningkatan
mutu pelayanan secara berkesinambungan.
TQM memperkenalkan pengembangan proses, produk dan pelayanan
sebuah organisasi secara sistematik dan berkesinambungan. Pendekatan ini
berusaha untuk melibatkan semua pihak terkait dan memastikan bahwa pengalaman
dan ide-ide mereka memiliki sumbangan dalam pengembangan mutu. Ada beberapa
prinsip-prinsip fundamental yang mendasari pendekatan semacam itu, seperti
mempromosikan lingkungan yang berfokus pada mutu, dimana terdapat komunikasi terbuka dan rasa kepemilikan pegawai,
sistem penghargaan dan pengakuan, pelatihan dn pendidikan terus menerus, dan
pemberdayaan pegawai. Perusahaan diharapkan menyediakan lokasi dan peralatan
yang dimiliki, untuk keperluan praktek lapangan jika diperlukan. Berkaitan
dengan fenomena kehutanan di Indonesia dan tuntutan pasar akan sertifikasi
Sustainable Forest Management (SFM) yang cenderung semakin me-ningkat,
perusahaan pemegang hak pengusahaan hutan (baik hutan alam maupun hutan tanaman
industri) di Indonesia telah berupaya untuk mengimplementasikan sistem tersebut
dalam lingkup organisasinya. Dalam pelaksanaan program implementasi, kadangkala
para pelaksana di unit pengelolaan mengalami kendala teknis tentang bagaimana
organisasi mereka mendapatkan jalan terbaik dalam mencapai derajat kinerja
sertifikasi SFM. Dalam upaya menyajikan layanan program yang tepat dengan
cara yang benar kepada para pelanggannya industri kehutanan telah menyiapkan
paket layanan program pelatihan yang disebut “Pemahaman Pengelolaan
Hutan Lestari (Sustainable Forest Management)”.
Namun demikian, penerapan TQM adalah suatu proses jangka panjang dan berlangsung terus
menerus, karena budaya suatu organisasi sangatlah sulit untuk dirubah.
Faktor-faktor yang membentuk budaya organisasi seperti struktur kekuasaan,
sistem administrasi, proses kerja, kepemimpinan, predisposisi pegawai dan
praktek-praktek manajemen berpotensi untuk menjadi penghambat perubahan.
Terkadang kekuasaan paling penting di sektor publik tidak ditemukan dalam
organisasi, tetapi lebih sering terdapat pada sistem yang lebih besar. Sebagai
contoh, sistem pendidikan, personalia, peraturan dan anggaran berada di luar
kekuasaan organisasi sektor publik.
Tujuan utama TQM adalah
meningkatkan mutu pekerjaan, memperbaiki produktivitas dan efisiensi. TQM
sebagai suatu prosedur untuk mencapai kesuksesan, dinilai berhasil manakala
mutu dari suatu pekerjaan meningkat lebih baik kualitasnya dari sebelumnya, produktivitasnya
tinggi yang ditunjukkan dengan hasil kerja berupa produk/jasa lebih bayak jumlahnya
dari sebelumnya, dan lebih efisien yang bisa diartikan lebih murah biaya
produksinya atau input lebih kecil daripada outputnya. Ada lima unsur utama
dalam penerapan TQM, yaitu: (1) berfokus pada pelanggan, (2) perbaikan pada proses secara
sistematik, (3) pemikiran jangka panjang, (4) pengembangan sumberdaya
manusia, dan (5) komitmen pada mutu (Slamet,1999). Manajemen mutu terpadu (TQM)
berfokus pada pelanggan. Pelanggan adalah sosok yang dilayani. Perhatian
dipusatkan pada kebutuhan dan harapan para pelanggan. Untuk ini setiap yang
akan melaksanakan TQM harus mengetahui ciri-ciri pelanggan-pelanggannya, dan
karena itu maka harus mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan dan harapan
pelanggan tersebut agar bisa memuaskannya. Produk/jasa yang dibuat atau
diberikan haruslah bertumpu pada pelanggan. Perbaikan pada proses secara
sistematik, menunjuk pada kondisi dimana setiap kegiatan hendaknya direncanakan
dengan baik, dilaksanakan secara cermat, dan hasilnya dievaluasi dibandingkan
dengan standar mutu yang ditentukan sebelumnya.
Selain itu, bahwa
setiap prosedur kerja yang sedang dilaksanakan juga perlu ditinjau apakah telah
mendatangkan hasil yang diharapkan. Bila tidak, maka prosedur itu perlu diubah
dan diganti dengan yang lebih baik dan sesuai. Jadi disini, harus ada
keterbukaan dan kesediaan berubah dan menggantikan hal yang lama dengan hal yang
baru jika memang diperlukan. Ini berlaku bagi multilevel, baik dari tingkat
pimpinan sampai dengan staf terbawah. Pemikiran jangka panjang menunjuk pada
visi dan misi lembaga. Visi dan misi lembaga harus dirumuskan dan dicapai
bersama oleh segenap unsur dalam lembaga, kemana arah lembaga akan tertuju
untuk jangka panjang. Suatu kegiatan staf atau siapapun dalam lembaga tersebut
harus dapat ditelusuri mampu menyumbang apa dan seberapa kepada pencapaian visi
dan misi lembaga. Disilah maka, untuk menerapkan TQM dipersyaratkan adanya
pimpinan yang memiliki visi jangka panjang, berkemampuan kerja keras, tekun dan
tabah mengemban misi, disiplin, dan memiliki sikap kepelayanan yang baik
misalnya: kepedulian terhadap staf, sopan dan berbudi, sabar, bijaksana,
bersahabat dan bersedia membantu sesama dalam lembaga tersebut.
 |
| Manajemen penghasilan kualitas sayur-mayur |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar